Bạn nên ký loại hợp đồng nào khi quyết định làm việc với một công ty phần mềm?
Bạn không muốn các thủ tục của hợp đồng phát triển ràng buộc bạn. Không có gì tệ hơn việc phải dừng công việc lại để nhường chỗ cho “các cuộc thương lượng lại”.
Hãy xác định loại hợp đồng nào để nó phục vụ bạn tốt cho bạn với một thỏa thuận linh hoạt và phù hợp nhất với nhu cầu, thời gian tham gia của đội ngũ của bạn.
HỢP ĐỒNG FIXED PRICE
1. Hợp đồng theo giá cố định là gì?
Hợp đồng giá cố định là một thỏa thuận trong đó bạn trả tiền cho một sản phẩm nhất định được chế tạo trong một thời gian nhất định với số tiền nhất định.
Trong trường hợp dự án phần mềm, bạn trả tiền cho một sản phẩm phần mềm mà bạn đã hình dung và bạn muốn biết ngay từ đầu sản phẩm đó sẽ làm được gì, thời gian xây dựng và số tiền bạn sẽ trả cho nó.
2. Lợi ích của hợp đồng giá cố định
Tại sao bạn muốn một hợp đồng giá cố định? Bởi vì bạn có một ngân sách cố định. Và bạn muốn biết công việc sẽ mất bao lâu, chi phí bao nhiêu và bạn sẽ nhận được những tính năng nào.
Tuy nhiên, đây là điểm đáng chú ý: việc thiết lập 3 biến đó thường mất nhiều thời gian hơn so với việc tự phát triển. Đặc biệt nếu bạn muốn chắc chắn về những gì bạn đã thiết lập.
3. Giá cố định = phương án cố định?
Vấn đề với các hợp đồng phần mềm giá cố định có nghĩa là phạm vi cố định. Bạn đang giả định rằng sẽ không có thay đổi nào trong kế hoạch phát triển.
Sau đó, tất yếu, kế hoạch thay đổi:
- Bạn xem xét phần mềm đang trong quá trình phát triển và đưa ra những đề xuất mới tuyệt vời cho công việc tiếp theo.
- Người dùng cuối bắt đầu gửi phản hồi và bạn đang bắt đầu tìm hiểu những gì họ thực sự muốn.
- Thị trường thay đổi, buộc bạn phải thích ứng với nhu cầu của nó. Hoặc, trong trường hợp là các công cụ nội bộ, các quy trình của công ty bạn có thể thay đổi trong quá trình phát triển.
- Mô hình kinh doanh của bạn thay đổi.
- Một phần mềm của bên thứ ba mà chương trình của bạn phụ thuộc vào các thay đổi.
Bất kỳ lý do nào ở trên có thể buộc bạn phải suy nghĩ lại kế hoạch của mình. Và khi các thay đổi xảy ra, một yêu cầu thay đổi phải được đưa ra.
Các yêu cầu thay đổi có thể là yếu tố cản trở chính. Chủ yếu là do ban đầu thống nhất phạm vi cứng nhắc khiến cho việc thực hiện bất kỳ ý tưởng mới và có giá trị nào đều trở nên khó khăn.
Bất kỳ thay đổi nào về phạm vi đều ảnh hưởng đến ngân sách, do đó cần phải thương lượng lại toàn bộ thỏa thuận. Bạn sẽ luôn nhận được đề nghị xác nhận lại như “Yêu cầu thay đổi này sẽ mất thêm ‘x’ ngày nữa. Bạn có chấp nhận không?”
Hãy nghĩ lại xem mất bao lâu để đưa ra quyết định về điều chỉnh ngân sách trong tổ chức của bạn. Cho đến khi quyết định được đưa ra và ngân sách được phê duyệt thì các nhà phát triển mới bắt đầu làm việc với tính năng này.
Và tất nhiên, nhiều yêu cầu thay đổi đồng nghĩa với việc dành nhiều thời gian hơn cho thương lượng và không còn nhiều thời gian cho việc phát triển phần mềm.
4. Không phải lúc nào bạn cũng biết mình muốn gì
Bạn cho rằng những gì bạn muốn là chính xác những gì bạn cần hoặc những gì thị trường và người dùng của bạn cần. Sau đó bạn nhận ra một số tính năng có thể gần như không thể thực hiện được hoặc không còn phù hợp. Các tính năng hữu ích mới cần được bổ sung. Tuy nhiên, ngân sách sử dụng đã hết và sản phẩm bạn nhận được không sử dụng được do các thay đổi theo tình hình mới không được thực hiện.
Việc cố định các yêu cầu ngay từ đầu là rất nguy hiểm, bởi vì nếu bạn quên điều gì đó, bạn sẽ hết ngân sách và hết thời gian.
Trong thực tế, thường có tình trạng, bạn có một ngân sách rất cụ thể và một ý tưởng rất mơ hồ về những gì bạn đang yêu cầu. Cách tốt nhất để hoàn thiện ý tưởng đó là thông qua phản hồi.
Với hợp đồng giá cố định, chu kỳ phản hồi dài hơn nhiều, ví dụ như bạn có thể chỉ cung cấp phản hồi sau 2-3 tháng làm việc. Sau đó, bạn quay lại đàm phán giá cố định cho phần tiếp theo và viết mã trong 2–3 tháng nữa. Việc ước tính các phần giá cố định đó tốn rất nhiều công sức và rất nhiều thời gian để thương lượng. Nó có thể làm bạn chậm lại.
Vì vậy, nếu bạn thực sự quan tâm đến việc nhận được kết quả đúng hạn, giá cố định có lẽ không phải là cách tốt nhất.
HỢP ĐỒNG DEDICATED TEAM
Bạn có thể thực hiện phương pháp tiếp cận “Waterfall” trong phạm vi cố định, lên kế hoạch cho mọi thứ, sau đó thuê ngoài công việc theo kiểu “đặt và quên”.
Hoặc bạn có thể bắt đầu ngay lập tức với một nhóm phát triển chuyên dụng và cùng nhau tạo ra tầm nhìn khi bạn tiến hành.
Đó là khi hợp đồng thời gian và vật liệu (chúng tội gọi là thuê đội chuyên d ụng cho dễ hiểu) có thể phù hợp với bạn hơn.
1. Hợp đồng thời gian và vật liệu là gì?
Theo hợp đồng thời gian và vật liệu, bạn trả tiền cho công việc và chuyên môn của nhóm phát triển, mà bạn có thể chỉ đạo theo bất kỳ cách nào bạn muốn.
Hợp tác về thời gian và vật liệu dựa trên phạm vi chung và ước tính thời gian dưới dạng một lộ trình. Nó không có ngày kết thúc cứng nhắc và phạm vi “chuẩn bị sẵn sàng”. Điều đó có nghĩa là bạn có thể tăng, giảm quy mô phát triển hoặc chấm dứt hợp tác khi thấy phù hợp. Thời gian thông báo thường là từ thời điểm quyết định cho đến ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
2. Lợi ích của hợp đồng thời gian và vật liệu
- Thay đổi không phải là một vấn đề: Với thời gian và vật liệu, các thay đổi chỉ cần chuyển các mục khác xuống bên dưới thực hiện sau. Và vì sự hợp tác là kết thúc mở, bạn luôn có thể nói, “Những gì chúng tôi có là đủ, hãy dành một tháng để hoàn thành dự án và chúng tôi sẽ có một sản phẩm khả dụng đủ tốt.”
- Bạn bắt đầu phát triển ngay lập tức: Thay vì nói về những gì cần xây dựng, bạn bắt đầu xây dựng. Bạn thấy kết quả đầu tiên nhanh hơn.
- Bạn có thể đưa sản phẩm của mình đến với người dùng cuối tiềm năng nhanh hơn và xác nhận giá trị của nó: Thời gian là tất cả.
- Bạn có thể xem bạn có thể hoàn thành bao nhiêu công việc: Quan trọng hơn, bạn có thể ước tính nó trong một khoảng thời gian cụ thể hoặc trong một ngân sách nhất định.
- Bạn giảm nguy cơ “chỉ định thầu” sản phẩm: Thay vì lập kế hoạch trước tất cả các yếu tố của nó, bạn có thể thực hiện các lần lặp lại liên tiếp cho đến khi đạt được một sản phẩm khả dụng mà bạn có thể xác nhận. Việc lặp lại thứ gì đó mà bạn có thể tương tác dễ dàng hơn nhiều so với việc sửa đổi một tài liệu thông số kỹ thuật dài 100 trang.
- Với mỗi lần lặp lại, bạn có thể đưa ra phản hồi cụ thể cho nhóm phát triển: Bạn thu thập phản hồi dựa trên phần mềm thực tế mà bạn đã tương tác.
- Thay đổi linh hoạt: Với thời gian và vật liệu, việc mở rộng quy mô nhóm của bạn (để phát triển nhanh hơn) hoặc giảm quy mô (để tiết kiệm tiền) sẽ dễ dàng hơn nhiều.
- Bạn cũng có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với những gì cần ưu tiên: Bạn có thể đưa ra các tính năng sẽ bắt đầu mang lại doanh thu cho bạn trước tiên hoặc những tính năng quan trọng đối với người dùng cuối hoặc những tính năng khó triển khai. Bạn quyết định.
- Sự bảo lưu rõ ràng về thời gian và vật liệu là dự án có thể vượt quá ngân sách: Nhưng khi bạn tập trung chủ yếu vào giá trị kinh doanh của từng tính năng, thì bạn sẽ thực sự hoàn thành công việc nhanh hơn. Bạn có thể chỉ cần một vài Sprint để phát triển và kết quả là một sản phẩm khả dụng đáng giá mà bạn có thể hiển thị cho cả người dùng cuối và nhà đầu tư.
Một quan điểm khác có thể là nếu bạn đi theo con đường giá cố định, bạn có thể thiết kế phần mềm từ trên xuống dưới trước khi chi một xu cho việc phát triển. Tất cả đều đúng, nhưng bằng cách dành quá nhiều thời gian cho việc lập kế hoạch, bạn vẫn có nguy cơ gặp phải các biến chứng do điều kiện thị trường thay đổi (và như chúng tôi đã thiết lập, các yêu cầu thay đổi là địa ngục).
Với thời gian và vật liệu, bạn đã có thể có các tính năng hoạt động đầu tiên sau một tuần, bạn có thể cung cấp phản hồi nhanh chóng và phù hợp, sau đó chuyển bánh răng và điều chỉnh hướng đi nếu cần.
Vì vậy, bạn có muốn dành hai tuần để nói về những gì bạn muốn xây dựng, hay bắt đầu xây dựng và thử nghiệm để xem bạn có thể hoàn thành được bao nhiêu và nó phù hợp với tầm nhìn của bạn như thế nào?
GIÁ CỐ ĐỊNH SO VỚI THỜI GIAN VÀ VẬT LIỆU
Thách thức chính của hợp đồng giá cố định là bạn phải có câu trả lời cho tất cả các câu hỏi tiềm năng trước khi bắt đầu phát triển. Thông thường những câu trả lời đó ở dạng một tài liệu dài chứa các thông số kỹ thuật phát triển chính xác.
Tài liệu này cần rất nhiều công sức để biên dịch. Phải mất nhiều thời gian để đọc và xử lý. Bất cứ điều gì mà tài liệu bị bỏ sót có thể ảnh hưởng đến phạm vi công việc thực tế, có nghĩa là dự án vẫn có thể vượt quá ngân sách.
Ngoài ra, việc chuẩn bị trước tài liệu sẽ cướp đi cơ hội tham khảo ý kiến của các nhà phát triển được thuê của bạn. Các giải pháp kỹ thuật được đề xuất trong tài liệu có khả thi không? Chúng có hiệu quả nhất không? Một số tính năng có quá mức cần thiết không? Bạn cần tự trả lời những câu hỏi đó và chắc chắn về câu trả lời của mình, nếu bạn muốn nhận được kết quả trong mức giá cố định của mình.
Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một mức giá cố định, bạn cũng cần một phạm vi được xác định chính xác. Về cơ bản, nó buộc bạn phải suy nghĩ theo kiểu Thác nước: “thiết lập và quên đi và hãy xem những gì chúng ta nhận được sau vài tháng”.
ƯU THẾ THỜI GIAN VÀ VẬT LIỆU TIẾP CẬN NHANH CHÓNG
Thay vì thiết lập các yêu cầu cho toàn bộ dự án, bạn bắt đầu bằng cách lập kế hoạch chỉ trong một hoặc hai tuần đầu tiên. Thay vì làm một mình, bạn làm điều đó cùng với đối tác gia công của mình, tham khảo ý kiến của họ về tính khả thi của từng tính năng.
Sau đó, thông qua các sàng lọc và lập kế hoạch, bạn đi đến một kế hoạch trò chơi ngắn hạn không ngừng phát triển. Mỗi bước bạn thực hiện cải tiến để tối đa hóa giá trị kinh doanh mà bạn đạt được.
PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC HIỆU QUẢ VỚI HỢP ĐỒNG THỜI GIAN VÀ VẬT LIỆU
- Hiểu rằng bạn có thể dừng lại sớm hoặc muộn tùy ý: Ưu điểm của thời gian và vật liệu là tính linh hoạt mà bạn có được với nó. Nếu kết quả bạn đang thấy không phù hợp với mong đợi của bạn hoặc nếu tình hình tài chính của bạn thay đổi, bạn có thể cắt lỗ và rút lui.
- Hãy minh bạch và gắn bó: Chúng tôi song hành cùng bạn trong quá trình phát triển, nhưng chỉ bạn và khách hàng của bạn mới có thể xác minh và thiết lập các ưu tiên. Do đó, T&M không phải là con đường phù hợp cho những ai muốn “thiết lập và quên đi”, nghĩa rằng bạn cần gắn bó và theo sát cùng chúng tôi xuyên suốt các giai đoạn. Bạn có quyền truy cập trực tiếp vào hệ thống đang phát triển của chúng tôi, bạn có thể chắc chắn rằng thời gian chúng tôi làm việc trên dự án – và tiền của bạn – đang được sử dụng tốt.
- Đừng quá linh hoạt: Hãy nghĩ “sự đơn giản là số một”, chỉ làm những gì thực sự cần thiết, tập trung vào các tính năng mang lại giá trị kinh doanh tối đa.
- Giám sát và cảnh báo kịp thời: Nếu bạn thấy đội phát triển có dấu hiệu không tập trung, hãy báo mối lo ngại của bạn với Scrum Master. Họ có trách nhiệm đảm bảo công việc tiến triển thuận lợi và tinh thần đồng đội cao.
