HÀNH LANG PHÁP LÝ
- Luật Lưu trữ 01/2011/QH13
- Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
- Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử
- Nghị định số 47/2020/NĐ-CP về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước
- Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu về bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
- Thông tư 41/2017/TT-BTTTT quy định về sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước
TỔNG QUAN HỆ THỐNG
- Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử
- Soạn thảo nhóm
- Kiểm soát phiên bản tài liệu
- Kiểm soát tài liệu
- Quản lý quy trình nghiệp vụ xử lý tài liệu
- Quản lý tài khoản
- Tìm kiếm toàn văn tài liệu, tìm kiếm nâng cao
- Ký số trên tài liệu
KIẾN TRÚC HỆ THỐNG
- Nguồn đầu vào:
- Tài liệu giấy => OCR bóc tách nội dung => Biên mục, đưa tài liệu vào lưu trữ
- Tài liệu điện tử từ các hệ thống Quản lý tài liệu/ Quản lý văn bản khác => NGSP/LGSP => Đưa tài liệu vào lưu trữ
- Các dịch vụ doanh nghiệp:
- Lưu trữ tài liệu và khai thác (ECM)
- Số hoá nhận dạng tài liệu tiếng Việt (OCR)
- Ký số và timestamp
- Hạ tầng lưu trữ linh hoạt:
- RDBMS/ NoSQL của phần mềm lưu trữ điện tử
- Big Data của doanh nghiệp
- Cloud Storage doanh nghiệp thuê của AWS, Google, Azure…
- Các ứng dụng tích hợp:
- Định danh công dân điện tử
- Trình ký số văn bản
- Nộp tờ khai thuế
- Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM)
- CRM/ERP
- Service Desk
CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG
- Hệ thống hoá hồ sơ bằng bộ lọc linh hoạt, khoa học
- Phân loại theo loại văn bản
- Phân loại theo cơ quan ban hành
- Phân loại theo thời gian ban hành, thời han lưu trữ
- Phân loại theo độ mật
- Phân loại theo lĩnh vực
- Phân loại theo đơn vị
- Phân loại theo yêu cầu đặc thù
- Khả năng khai thác đa dạng
- Tìm kiếm nhanh với từ khoá
- Tìm kiếm nâng cao
- Đánh dấu vị trí các kết quả tìm kiếm khớp
- Sắp xếp tài liệu
- Truy xuất tài liệu nhanh
- Quản lý phiên bản tài liệu
- Check in/ Check out
- Quản lý lich sử thay đổi theo phiên bản
- Thiết lập cấu hình xoá phiên bản cũ hoặc lưu trữ ra khu vực khác
- Quản lý quyền trên tài liệu
- Gán quyền cho người dùng, nhóm người dùng
- Gán quyền trên loại tài liệu, tài liệu, thuộc tính của tài liệu
- Quản lý quy trình động
- Định nghĩa quy trình mới
- Tạo lập các bước trên quy trình
- Cấu hình các bước trên quy trình: phân công đối tượng thực hiện, thời gian xử lý, loại công việc…
- Phần luồng xử lý: tuần tự, rẽ nhánh…
- Thông báo, cảnh báo:
- Thông báo công việc được phân công, cảnh báo các nhiệm vụ/ thời hạn quan trọng
- Thiết lập luật thông báo, cảnh báo về tài liệu mới, thay đổi trên nội dung tài liệu, phân loại tài liệu…
- Giao diện người dùng:
- Web app
- Mobile appapp
- Báo cáo thống kê
- Quản trị:
- Quản lý kho tài liệu
- Quản lý người dùng, nhóm người dùng
- Quản lý quyền
- Quản lý cấu trúc metadata của các loại tài liệu
- Quản lý quy trình
- Theo dõi log
- Quản lý lịch sao lưu, tối ưu hoá dữ liệu, nhập/ xuất dữ liệuliệu
- Tích hợp với hệ sinh thái các ứng dụng liên quan cho doanh nghiệp/ cơ quan
